Klantsupport die meekijkt

Windows Mail voor klantvragen: waar het stopt

Windows Mail is een prima mailprogramma voor persoonlijk gebruik. Voor klantvragen met meerdere collega's heeft u meer nodig: een gedeelde mailbox, een duidelijke eigenaar per mail en zicht op wat is afgehandeld. Wij helpen mailvragen om te zetten in een werkende supportstroom, en laten de mail zoals u hem kent bestaan.

U krijgt een korte demo van meekijken op uw eigen site, plus één uitlegartikel over uw meest gestelde vraag. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een mailprogramma toont berichten, maar houdt niet bij wie ze afhandelt.

Wie heeft de mail van Jansen beantwoord?

In een gedeelde mailbox weet niemand wie wat deed.

Ik heb hem per ongeluk verwijderd.

Mails verdwijnen zonder dat anderen het merken.

Ik heb 400 ongelezen mails.

Zonder structuur vraagt een volle inbox om opruimen in plaats van antwoorden.

Zo pakken we het aan

We bouwen ernaast, niet in de plaats van uw mailprogramma.

Mailstroom bekijkenWelke mails het vaakst voorkomen en waar ze over gaan.
Gedeelde supportinboxMails komen als meldingen in een overzicht met een eigenaar.
Uitleg en chat erbijTerugkerende mails worden artikelen, zodat er minder binnenkomt.

Wat u krijgt

Een supportstroom die uw mailprogramma niet kan bieden.

Eén supportinbox naast uw mailEén plek voor vragen van klanten.
Eigenaar per mailDuidelijk wie antwoordt.
Uitleg die mails voorkomtAntwoorden worden artikelen.
Mail en support combinerenHoe u uw mail en support combineert.

Zo werken we

Geen chatvenster dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw vragen en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We bekijken welke vragen binnenkomen, via welke kanalen, en waar klanten vastlopen.

Bouwen

We bouwen de chat met meekijken in uw site, en schrijven de eerste uitlegartikelen en video's.

Uw team helpt

We werken uw supportteam in, kijken mee bij de eerste gesprekken en vullen de kennisbank aan.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw team helpt klanten zelfstandig door mee te kijken, en de meest gestelde vragen hebben een eigen uitleg. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een chat die niemand bemant, helpt geen klant. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot meekijken normaal is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over microsoft 365 en teams

Outlook voor klantvragen zonder dat mails zoekrakenOutlook gebruiken voor klantvragen: een gedeelde mailbox, sjablonen en koppeling met tickets. Met een voorproefje: demo van meekijken en uitlegartikel.Mail aanpassen: klanten helpen zonder heen-en-weer mailenKlanten die hun mail willen aanpassen: uitleg in de kennisbank en meekijken in de chat. Op maat gebouwd. Met voorproefje: demo en een uitlegartikel.Mail in Teams: klantvragen die door elkaar lopenKlantmail in een team verdelen, in Teams of daarbuiten: wij bouwen de chat en kennisbank ernaast. Op maat. Met voorproefje: demo en uitlegartikel.Een mailteam dat minder hoeft te typenHet mailteam dat klantvragen beantwoordt ontlasten met chat, meekijken en een kennisbank. Op maat. Met voorproefje: demo en een uitlegartikel.Mails beantwoorden zonder elke dag hetzelfde te typenMails beantwoorden kost uw team uren. Chat, kennisbank en meekijken verminderen de herhaling. Op maat. Met voorproefje: demo en uitlegartikel.Teams mail of chat: wat past bij welke boodschapTeams mail of chat: heldere afspraken voor uw team. Met een voorproefje: een demo van meekijken op uw eigen site.Office 365 klanten helpen die vastlopen in Outlook en TeamsLevert u Office 365 aan klanten? Help ze op hun eigen scherm, zonder eindeloos bellen. Met een voorproefje: een demo van meekijken op uw site.Office 365 uitleggen aan collega's die er niet mee weg wetenMedewerkers die vastlopen in Office 365 helpen met meekijken en korte uitleg, zonder ticket. Met een voorproefje: demo van meekijken op uw site.

Alles over microsoft 365 en teams → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Moeten we stoppen met Windows Mail?

Nee. Collega's kunnen hun eigen mail houden. Alleen de klantvragen verhuizen naar een gedeelde omgeving.

Kunnen we ons huidige mailadres gebruiken?

Ja, de gedeelde inbox werkt met uw bestaande adres, bijvoorbeeld info@ of support@.

Werkt dit ook met Outlook?

Ja, het maakt voor de gedeelde supportinbox niet uit welk programma uw collega's gebruiken.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal vragen dat binnenkomt, waar de chat moet draaien en hoeveel uitleg en begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie meekijken op uw eigen site.

Geef uw website en uw meest gestelde vraag. Wij maken een korte demo van meekijken op uw site, plus één uitlegartikel over die vraag.

  1. Uw voorproefjeEen korte demo van meekijken op uw site, plus één uitlegartikel over uw meest gestelde vraag.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien hoe meekijken op uw eigen site werkt.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantsupport die meekijkt → · Kennisbank